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所在証明

2016/01/08

富山県の車庫証明における所在証明の取り扱いについて

車庫証明の申請において、「申請者(届出者)の住所」と「使用の本拠の位置」が異なる場合、日本全国見ましても、この場合には、法律で規定されている書類のほかに、使用の本拠の位置を証明するための書類(いわゆる所在証明)を別途提出することが慣習としてあります。

所在証明について、どのような書類を提出すればよいかというと、基本的な考えとしては、申請者(届出者)以外の第三者が発行している書類等で、それらの書類等に、「申請者(届出者)の氏名・名称」および「使用の本拠の位置」となる住所・所在地が記載されたものであれば、基本的にはいずれの書類等でもOKです。

できるだけ、3ヶ月以内に発行されたことが分かる日付が記載されたものを提出するようにします。また、特に原本を提出する必要はありません。コピーでOKです。

具体的には、下記のようなものがあります。

  • 公共料金の領収書等
  • 郵便物(消印の押されたもの)
    ※料金後納郵便で消印がないものでも基本的には使用可です。
  • 各自治体が発行する営業証明書等 (例)※富山市の営業証明書の取得方法
  • 宅急便等の送付状・ラベル等(届いたもので受け付け印等のあるもの)
    ※各運送業者のHPで、お問い合わせ番号や追跡番号等を入力し、配達完了と表示されたページを印刷したものを合わせて提出してもよいでしょう。
  • 取引先等が発行する請求書等
  • 過去の車庫証明申請・届出の際に交付された自動車保管場所証明書、保管場所標章番号通知書

所在証明としては、上記のようなものをよく使用します。

会社のホームページを印刷したものは、所在証明としては活用できない

しかし、その一方で、申請者(届出者)が法人の場合で、その会社のホームページを印刷したものについては、通常、所在証明としては認められません。なぜなら、ホームページは、基本的には自社で自由に編集することができ、そこに所在地があるであろうことの第三者による蓋然性が認められないからです。

しかし、次のような場合には、会社のホームページを印刷したものでも、所在証明として活用することができます。

公告の方法が電子公告の会社の場合

公告の方法を電子公告としている会社の場合、ホームページのアドレスが登記事項証明書に記載されております。この場合、そのホームページに使用の本拠の位置が記載されていれば、その場所が存在していることを法務局という第三者を絡めた形で確認できることになります。


※履歴事項全部証明書

※会社のホームページ

上記の場合のように登記事項証明書も添付することができれば、会社のホームページを印刷したものでも所在証明として活用することができます。

所在証明をどうしても用意できない場合

当事務所の過去の案件においても今まで数件ありましたが、何かの理由で所在証明をどうしても用意できない場合は、絶対に必要というものではありません。法律に直接は規定されていないからです。実際に当事務所でも、今までに数件そのようなケースがありましたが、結果的にはすべて所在証明なしで通っております。

しかし、基本的には、所在証明を提出することに協力した方がよいでしょう。

最終手段-会社の場合はこんな方法も

上記のような書類が準備できない場合は、所在証明なしで申請するのも一つの選択肢ですが、申請者が会社の場合は、本当に最終手段として次のような方法も取り得ます。

  • 自社のことを掲載している他人(他社)のホームページを数件印刷して持参する。

上記で、自社のホームページを印刷したものは、どのようにでも作成できるので所在証明としては認められないと述べました。ということであれば、自社のことを掲載している他人(他社)が作成(管理)しているホームページの該当ページを数件印刷して持参するのです。

考えてみれば、車庫証明の所在証明としてそれらを使用することは当然可能であると考えられます。自社で作成(管理)しているものではありませんので、当然、なんとでも作成できる、というものではないからです。

とはいえ、ホームページは現代においても、なんとなく胡散臭いもの、などという多少の風潮があるのも事実だと思います。なので、それを1件ではなく、数件印刷して持参するのです。1件ではなく数件あれば、その胡散臭い風潮も薄れますし、所在証明としての効果も高くなることが期待できます。

言うなれば、そもそも所在証明は、富山県の車庫証明申請においては、確実性まで求められるものではなく、蓋然性(確からしさ)があればよいものと思われます。所在証明について「コピーでOK」というのもその表れかと思います。ということであれば、このような方法が使えるのではないかというように考えることもある意味、それほど無理がないのではないかとも考えられます。

実際に試してみた

当事務所でも、実際に南砺警察署に申請をする際にこの方法を試してみました。所在証明として、「iタウンページ」「Mapion電話帳」「MapFan」の3つのサイトで、申請者である会社の名称と所在地が載っているページを印刷して申請しました。結果、申請時には特に何も言われず、証明書交付まで所在証明については一切何も触れられず、特に何事もなく車庫証明書が交付されました。

しかしながら、当事務所はこのような方法が常に使えるとは考えておりません。基本的には、上記で述べたような書類を添付した方が望ましいと思いますし、この方法は最終的な手段であると考えます。また、警察署によっても取り扱いが異なることが想定されます。

申請・届出者が公的機関の場合

平成29年4月に、あるディーラー様から名古屋植物防疫所という農林水産省に属する機関の車庫証明のご依頼をいただいた時のことです。

申請者の所在地が名古屋市で使用の本拠が富山県高岡市なので、申請者が法人(会社)である場合と同じように、所在証明(郵便物や公共料金等の領収書等)が必要なところ、送付されてきた書類の中には、それらしきものが見当たらず、その機関が掲載されているホームページを印刷したものが同封されておりました(会社の場合で言うところの、自社のホームページ)。

上記で述べたとおり、基本的には、自らが作成したホームページは所在証明とは認められないため、別途、所在証明が必要である旨、依頼元であるディーラー様に連絡させていただいたところ、下記のようなことを言われました。

  • 「公的機関なので、それでOK。全国、それでやっている。」
  • 「先日、石川県の方でもそれでやった。」
  • 「運輸支局等での登録手続きもそれでやっている。」

当事務所としては、今までに上記のようなことは聞いたことがなく、公的機関といえども、法人(会社)の場合と同じように、所在証明が必要なものとして認識しておりましたので、上記のようなことを聞いたことは意外でしたが、当事務所が知っていることがすべてでもないとも思いますので、上記のような取り扱いもあるのかな・・・・・と思いつつ、警察署にも聞いてみようと思い、とりあえず、そのホームページを印刷したものを提出してみようと思いました。

ただし、事前に高岡市の申請者の元へお伺いし、承諾書を回収する必要があったため、あわせて、所在証明となるものも別途用意しておいてもらう旨、ディーラー様にお願いしました。

その後、申請者の元へお伺いし、高岡警察署に車庫証明の申請をいたしました。所在証明となるものとして、郵便物を申請者からいただきましたが、最初はそれを伏せて(提出しないで)、所在証明としては、ホームページを印刷したもののみを提出いたしました。あわせて、「ディーラー様が上記のようなことを言うんだけど・・・・・」ということもあわせて言ってみました。

その後、しばらく待った後に警察署から下記のようなことを言われました。

  • 「本当は、ホームページのコピーだと面白くないんだけど、国の機関だし、そこにあるのは分かっているので、今回はこれでいいです。でも、通常は、会社等の場合と同じように、郵便物や公共料金等の領収書等が望ましいです。」

もともと所在証明については法律に直接規定されている書類ではないため、などということもあり、「今回は、ホームページを印刷したものでもよい」と言ってもらえたのではないかと思いますが、スタンスとしては、「当然にOK」というものではなかったということです。

今後も、公的機関が申請者等の場合にホームページを印刷したものを所在証明として添付して申請しても、必ずNGということでもないのかもしれませんが、原則的には、会社等と同じ取り扱いとして考えた方が、申請する上においては安心かと思います。

上記のような回答を警察署からいただいたので、警察署としてのスタンスも聞くことができましたので、その後、「一応、郵便物も用意してきているんだけど・・・・・」といい、こちらはれっきとした所在証明となる郵便物を差し出し、コピーをとっていただき、申請書類とともに提出してきました。

登記事項証明書を合わせて過去の所在証明を利用する

前回申請したことがある会社で、今回所在証明が準備できない場合、前回に使用した所在証明やその際に交付された車庫証明書を、今回の申請における所在証明に利用することがあります。

(富山の場合、所在証明は原則3ヶ月以内のものが望ましいとされておりますが、必ず3ヶ月以内のものでなければならないというものではありません。したがって、会社の名称や所在地が同じであれば3ヶ月以上前の案件の際の所在証明でも使用できることになります。)

しかし、中には、商号変更や合併等により、会社の名称が変わってしまっている場合があります。

そのような場合は、商号変更や合併の事実が確認できる登記事項証明書を法務局にて取得し、それとあわせて過去の所在証明を利用するといった方法をとることができます。

(例1)商号変更の場合

上記、履歴事項一部証明書を見ると、会社の名称(商号)が「新潟三菱自動車販売株式会社」から「株式会社山木戸商会」に変わっていることが分かります。

この場合、使用の本拠の位置に変更がなければ、「新潟三菱自動車販売株式会社」で過去に車庫証明を申請した際の所在証明やその際に交付された車庫証明書のコピーを上記の履歴事項一部証明書とあわせて用いることにより、今回の「株式会社山木戸商会」での車庫証明申請の際の所在証明として利用できることになります。

(例2)合併の場合

上記、登記事項証明書を見ると、「日本キャタピラー合同会社」は「キャタピラーウエストジャパン合同会社」を吸収合併していることが分かります。

この場合、使用の本拠の位置に変更がなければ、「キャタピラーウエストジャパン合同会社」で過去に車庫証明を申請した際の所在証明やその際に交付された車庫証明書のコピーを上記の登記事項証明書とあわせて用いることにより、今回の「日本キャタピラー合同会社」での車庫証明申請の際の所在証明として利用できることになります。

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