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油断せず確認!

2020/02/21

行政区だろう・・・

先日、県外のある自動車販売店様から車庫証明のご依頼をいただきましたが、送付されてきた申請書の使用の本拠の位置・保管場所の位置欄に下記のように記載されておりました。※申請者の住所も同一

使用の本拠の位置等がご自宅の場合、基本的には印鑑証明書や住民票に記載されている通りに記入すればよいのですが、上記についての当事務所の判断としては、おそらく「(大野)」という部分は印鑑証明書等には載っているものではなく、一般的に行政区といわれるものだろう・・・と思いました。(お客様から送付されてきた書類の中には印鑑証明書等は入っていませんでしたので、正確なことは、この時点では確認できておりません。)

グーグルマップでもピンポイントで出てくる

まあ、自動車販売店様から送られてきた書類ですし、自動車販売店様も当然素人ではありませんので、登録に使えないような記入がしてある書類なんて送ってこないと思いますし、一応、グーグルマップで確認しても、「高岡市芳野○○○」で今回の保管場所がピンポイントで出てきますし、これで間違ってはいないよな・・・などと思い、また、記載内容としても、もし「(大野)」の部分が不要だったとしても、括弧書きがしてあるし特に訂正しなくてもよいだろう・・・、もしも窓口で訂正を求められたら職印で訂正すればいいし・・・と思い、そのまま提出することにいたしました。

警察の窓口の方も「これは行政区だと思う」とのこと

書類を警察に提出した際に、受付窓口の方も「これ(大野)は行政区だと思う」とのことを言われました。私もそのように思っておりましたので、受付の窓口の方もそのように言われるのであれば、それで間違いないだろうと思いました。

ただし、「この「(大野)」という部分は不要なので、削除してほしい」とのことを言われました。したがって、職印でその部分をその場で削除し、申請いたしました。

「芳野」が間違いであり、正しくは「大野」

警察署に書類を提出した数時間後に、交通安全協会から電話があり、「「芳野」が間違いであり、正しくは「大野」」との連絡を受けました。印鑑証明書等には「芳野」が載っているのではなく「大野」が載っているというのです。交通安全協会にある過去の申請等の資料にはそのようになっているとのことです。

お客様から印鑑証明書を取り寄せると・・・

申請時に警察の方と一緒に上記のように確認したので、当事務所は間違っていないと思っておりましたのでびっくりいたしました。その段階になり、当事務所でも実際に目で見て確認すべく、お客様に印鑑証明書等がお手元にあるか確認してみることにしました。お客様のもとに申請者の印鑑証明書があるとのことなのですぐにFAXで送ってもらいました。そこには確かに下記のように記載されておりました。

グーグルマップ、「芳野」でも、「大野」でも

「でも、たしか、グーグルマップでは「高岡市芳野○○○」でちゃんとピンポイントで出てたよな・・・」と思い、念の為、印鑑証明書に記載されている「大野」でも検索してみることにいたしました。すると、なんと、「大野」の方でも同じ場所が出てきました。

当事務所としても、今まで車庫証明等の業務においてネットは駆使しておりますので、それに関する技術・知識みたいなものはある程度持っているつもりでしたが、このようなケースは今までで初めてでした。グーグルマップで、同じ場所に対して、2つの地名で出てくるとは・・・。(ちなみに、ヤフー地図の方でも後から検索してみたのですが「芳野」の方では出てきませんでした。)

反省

上記でいろいろと書きましたが、結局のところは、私の確認不足ということになります。疑問に思ったところは、最初の段階で、まず真っ先にお客様に確認をしておくべきでした。印鑑証明書等さえ見ておれば、それですべて解決していたことになります。

これを教訓に、今後は、疑問に思ったことは、まず第一にはお客様にすぐに確認をする、これを徹底していきます。

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